DocuWorks トレイとは

オフィスでは、次工程の担当者や上司の書類受け（トレイ）に紙の文書を入れて仕事を進めていくことがよくあります。
DocuWorks トレイは、トレイを使った文書の受け渡しをDocuWorksを使って電子的に実現するためのソフトウェアです。
たとえば、次のような文書の受け渡しを、DocuWorks トレイで実現できます。
手順
1.
営業担当者が、顧客からの発注書を、受注担当者のトレイに入れる
2.
受注担当者は、発注書を取り出してコピーし、製造指示書に束ねて、製造担当者のトレイに入れる
3.
製造担当者は、製造後に検査依頼書と製造指示書のコピーを束ねて、検査担当者のトレイに入れる
4.
検査担当者は、検査を実施し、出荷票に検査依頼書のコピーを束ねて出荷担当者のトレイに入れる
5.
出荷担当者は、出荷票を取り出し出荷する

トレイガジェット

トレイはデスクトップにガジェットとして表示されます。そのため、デスクトップの任意の場所に配置できます。トレイを一時的に隠したり、再表示することもできます。

トレイの文書保存フォルダー

トレイを作成するとき、文書の保存先フォルダーを設定します。トレイに入れた文書は、このフォルダーに保存されます。
文書の保存先がWindowsフォルダーの場合、次の種類のフォルダーを選択できます。
  • ネットワーク上のPCやサーバーにあるフォルダー
  • ユーザーのPCで共有設定されているフォルダー
  • ユーザーのPCのすべてのフォルダー
補足
選択できるフォルダーの種類は、文書の保存場所の種類によって異なります。

トレイとサーバーの共有フォルダーを使った文書の受け渡し

トレイの文書を保存する先をサーバーの共有フォルダーにすることによって、複数のユーザーがトレイを使って文書を受け渡せるようになります。

トレイの作成

Deskのツールバーの［新規トレイの作成］をクリックして、ウィザード形式でトレイを作成します。
トレイが作成されると、デスクトップにトレイガジェットが表示されます。

作成したトレイをほかのユーザーや他の部門などに配布する場合は、トレイの設定を「トレイファイル」というファイルに書き出します。
トレイファイルをメールなどで配布し、受け取ったユーザーがトレイファイルをダブルクリックすると、同じ設定のトレイが作成されます。

トレイを使った文書の受け渡し

トレイに文書を入れるには、Deskのワークスペース部またはエクスプローラーから、ファイルをトレイガジェットにドラッグ&ドロップします。
トレイに文書を入れると、トレイガジェットが、紙が入った状態で表示されます。トレイに入っている文書の量と、ガジェットに表示される紙の量は比例します。これにより、トレイに溜まっている文書の量を確認できます。
ほかのユーザーが文書をトレイに入れると、次の方法でユーザーに通知されます。

トレイから文書を取り出すには、トレイガジェットを開き、トレイウィンドウから文書をDeskのワークスペース部、またはほかのトレイにドラッグ&ドロップします。

仕事の進捗や負荷状態の把握

一連の工程にかかわるトレイをデスクトップに表示しておくと、各工程で処理されずに残っている文書数や、文書が次の工程に渡されていく状況を直感的に把握できます。これにより、処理が滞っている工程や負荷がかかり過ぎている工程などがわかります。

把握したい工程のトレイファイルを入手してインポートすると、トレイをすぐにデスクトップに表示できます。
ただし、状態を表示するすべてのトレイについて、文書保存先のフォルダーにアクセス権を持っている必要があります。

複合機の親展ボックスとトレイの連携

複合機の親展ボックスに格納されたファクス受信文書やスキャン文書を、DocuWorks文書に自動的に変換してトレイに入れる設定ができます。
詳しくは、次のトピックを参照してください。

所在情報の確認

DocuWorks トレイ文書追跡サービスに契約すると、DocuWorksファイル（拡張子xdw/xbd/xct）の所在情報が記録され、トレイの履歴から現在の場所を素早く確認できます。