登録した文書を操作する

検索や削除など、登録した文書の管理操作について説明します。

フィルターで検索する

登録した文書をフィルターで絞り込んで検索できます。
使用できるフィルターは、次のとおりです。
  • 更新日時
  • 更新者
  • 文書種別
  • ファイルフォーマット
  • タグ

1.
使用するフィルターを選択します。
2.
フィルター値にチェックマークを付けます。
補足
  • ［更新日時］以外のフィルター値は複数選択できます。
  • 更新者は、最終更新回数の多い人物から最大10名の名前を表示します。入力欄に名前を入力すると、候補の名前を最大10名表示します。
  • タグフィルターを選択した場合は、設定件数が多いタグから最大20個表示します。表示されているタグから選択するか、入力欄に文字列を入力します。入力した文字列は、＜Enter＞キーを押すとタグに追加されます。
  • 入力欄のタグを解除するには、次のいずれかの操作をします。
    - 選択肢の中の該当タグをクリックする
    - 入力欄のタグの［×］をクリックする
    - 入力欄で＜Backspace＞キーを押す
3.
［OK］をクリックします。
フィルターで絞り込まれた文書が表示されます。

検索メニューで検索する

登録した文書は、ナビゲーションエリアのツリーから階層をたどって探すほか、条件を入力して検索できます。
1.
次の操作をします。
文書一覧エリアで操作する場合
（1）［検索］をクリックします。
［検索］画面が表示されます。
ナビゲーションエリアで操作する場合
（1）ナビゲーションエリアのをクリックし、［検索］を選択します。
ナビゲーションエリアが検索用の表示に切り替わります。
2.
検索対象の階層と種類を設定します。
補足
  • 階層は、［参照］をクリックして、［階層の選択］画面で選択し、［選択］をクリックします。
  • 検索対象の種類は［文書］または［フォルダー］に絞り込めます。
  • 属性テンプレートに［候補値］または［ヒント値］が設定されている場合は、入力フィールドに［候補値］または［ヒント値］が設定されます。
3.
検索対象の属性条件を設定します。
補足
  • 必要に応じて［主要な基本属性］を他の属性テンプレートに切り替えます。属性の条件を追加するときは、［名前］から属性名を選択し、［追加］をクリックします。属性テンプレートの作成方法については『管理者ガイド』を参照してください。
  • 属性テンプレートに［候補値］または［ヒント値］が設定されている場合は、入力フィールドに［候補値］または［ヒント値］が設定されます。
  • 属性が［名前］または［ファイル名］で、［演算子］に［完全一致］を選択した場合、［値］に文字を入力すると、その文字から始まる値を候補として10個表示します。
    - 検索しているユーザーにアクセス権がある
    - 検索対象に指定されている条件に合う名前またはファイル名
  • 複数の属性をAND検索するときは［属性条件の結合］の［全てを満たす］、OR検索するときは［いずれかを満たす］を選択します。条件式でANDとORを組み合わせることもできます。
4.
ファイル内の文字列を検索する場合は、検索対象の全文条件を設定します。
補足
  • 全文検索は、キャビネットで全文検索が有効になっている場合にだけ実行できます。設定方法については、『管理者ガイド』を参照してください。
  • 全文条件の値に入力できる文字列の最大バイト数は、512バイトです。バイト数はUTF-8で計算します。
  • 全文条件に使用できるフレーズ数は、最大6です。
  • 全文条件で検索結果数が20,000件を超える場合、検索がエラーになります。エラーが発生した場合、全文検索の条件を見直してください。
5.
属性条件と全文条件の両方を設定した場合は、［属性条件と全文条件の結合］を設定します。
6.
二元表示を設定する場合は、［件数分布を利用する］にチェックマークを付け、検索条件を設定します。
補足
二元表示は、列と行に任意の属性を指定し、対象の文書を絞り込んで表示する機能です。列に設定できる属性は文字列型、行に設定できるのは文字列型と日時型です。行に日時型を指定した場合は、表示期間を指定します。
7.
［検索］をクリックします。
文書一覧エリアに検索結果が表示されます。
補足
  • 検索設定を保存するときは、［保存］をクリックします。［検索設定の保存］画面で［検索設定名］などを設定し、［保存］をクリックすると検索設定が保存され、［ドキュメント］画面に戻ります。
  • 検索結果の表示を設定するときは、［表示設定］をクリックします。
  • 検索条件をクリアするときは、［初期設定に戻す］をクリックします。
  • 検索結果の表示方法を［詳細表示］にすると、［演算子］の［値］に入力したキーワードがハイライトで表示されます。ハイライトで表示された部分にマウスカーソルをのせると、画像の検索結果のみ検索の認識方法と説明が表示されます。
  • 画像に含まれる文字の認識や画像の認識をすることにより、画像も検索することができます。検索できる画像は次のとおりです。
    - PNG（.png）
    - JPEG（.jpg、.jpeg、.jpe、.jfif、.jfi、.jif）
    - TIFF（.tif、.tiff）
    - BMP（.bmp）
  • 二元表示を設定した場合は、二元表示と検索結果を画面上下に分けて表示します。画面上の二元表示の件数を選択すると、検索結果が画面下に表示されます。
  • 列および行は最大100項目まで作成できます。
  • 二元表示では、［横幅サイズ］で表の横幅を変更できます。
8.
検索結果をCSVファイルとしてダウンロードする場合は、［CSV出力］をクリックします。
CSVファイルがダウンロードされます。

お気に入りに追加する

よく使うフォルダーまたは文書をお気に入りとして登録できます。
1.
文書一覧エリアのフォルダーまたは文書にチェックマークを付け、［一括操作］から［お気に入りに追加］を選択します。
補足
  • フォルダーまたは文書は、複数選択できます。
  • 追加されたお気に入りは、ナビゲーションエリアのをクリックし、を選択すると確認できます。

移動する

フォルダーまたは文書を、別の階層に移動できます。
補足
移動したフォルダーや文書のアクセス権は、［アクセス権の変更］画面で［親のアクセス権の継承］の設定によって変わります。
  • ［継承する］に設定している場合、移動先のドロワーやフォルダーのアクセス権を継承します。
  • ［個別設定］に設定している場合、移動先のドロワーやフォルダーのアクセス権を継承せず、移動する前の設定のままになります。
1.
文書一覧エリアのフォルダーまたは文書にチェックマークを付け、［一括操作］から［移動］を選択します。
［移動先の指定］画面が表示されます。
補足
  • フォルダーまたは文書は、複数選択できます。
  • から［移動］をクリックしても移動の操作ができます。
2.
［階層から選択］を選択し、［参照］をクリックします。
［階層の選択］画面が表示されます。
3.
移動する階層を選択し、［選択］をクリックします。
補足
移動先は、履歴から選択することもできます。
4.
［移動］をクリックします。
選択したフォルダーまたは文書が指定の階層に移動され、［ドキュメント］画面に戻ります。

削除する

フォルダーまたは文書をごみ箱へ移動します。
削除する
1.
文書一覧エリアのフォルダーまたは文書にチェックマークを付け、［一括操作］から［削除］を選択します。
［削除の確認］画面が表示されます。
補足
  • フォルダーまたは文書は、複数選択できます。
  • から［削除］をクリックしても削除の操作ができます。
2.
メッセージを確認し、［OK］をクリックします。
選択したフォルダーまたは文書がごみ箱へ移動され、［ドキュメント］画面に戻ります。
補足
ごみ箱内のフォルダーまたは文書は、ごみ箱を空にするまで、移動元のフォルダー数、文書数、および使用量としてカウントされます。詳しくは「ごみ箱を空にする」を参照してください。
削除した文書を復元する
1.
ナビゲーションエリアでをクリックします。
2.
文書一覧エリアの［対象キャビネット］でキャビネットを選択します。
3.
フォルダーまたは文書にチェックマークを付け、［一括操作］から［復元］を選択します。
選択したフォルダーまたは文書が復元されます。
補足
フォルダーまたは文書は、複数選択できます。
ごみ箱を空にする
1.
ナビゲーションエリアでをクリックします。
2.
文書一覧エリアの［対象キャビネット］でキャビネットを選択します。
3.
フォルダーまたは文書にチェックマークを付け、［一括操作］から［削除］を選択します。
［削除の確認］画面が表示されます。
注記
  • フォルダーまたは文書は、複数選択できます。
  • ごみ箱の内容は他のユーザーと共有されていません。
4.
メッセージを確認し、［OK］をクリックします。
フォルダーまたは文書は完全に削除されてごみ箱が空になり、［ドキュメント］画面に戻ります。
注記
  • 完全削除したフォルダーまたは文書は復元できません。
  • ［ごみ箱を空にする］をクリックすると、ごみ箱に入っている文書やフォルダーがすべて削除されます。

ダウンロードする

文書一覧エリアに表示されている文書をダウンロードします。
1.
文書一覧エリアのフォルダーまたは文書（複数可）にチェックマークを付け、［一括操作］から［ダウンロード］を選択します。
選択した文書がダウンロードされ、［ドキュメント］画面に戻ります。
補足
  • ダウンロード操作は、各メッセージや確認画面の文書名、URLなどのクリックでもできる場合があります。
  • のクリックでもダウンロードできます。
  • 文書のファイル名は、「Download-｛yyyyMMddHHmmss｝.zip」となります。
  • フォルダーはダウンロードできません。
  • アクセス権がない、またはコンテントを持たない属性文書は、一括ダウンロード時にダウンロード対象から除外されます。

プレビューを表示する

文書のプレビューを表示します。
補足
この操作を有効にする場合は、あらかじめプレビューが表示されるように設定しておく必要があります。プレビューの設定については、『管理者ガイド』を参照してください。
1.
文書一覧エリアに表示されている文書のから［コンテントビュー］をクリックします。
［｛文書名｝］画面が表示されます。
補足
この操作を有効にする場合は、あらかじめ文書一覧エリアに表示されるように設定しておく必要があります。詳しくは「［文書一覧］に表示する操作」を参照してください。
2.
文書の格納場所を表示する場合は、［格納場所へ移動］をクリックします。
文書一覧エリアに戻ります。

オリジナルビューを表示する

オリジナルビューとは、FUJIFILM IWpro 文書管理に格納されたPDF文書を変換せずにオリジナルとして表示できる機能です。オリジナルビューでは、PDF文書のテキストの選択およびテキストの検索ができます。
補足
  • オリジナルビューを表示できるファイルフォーマットはPDFだけです。
  • ユーザーにアクセス権（コンテント取得）がない場合は、自動でオリジナルビューからプレビューに切り替わります。
  • PDFの形式によっては、テキストの選択およびテキストの検索ができない場合があります。
1.
文書一覧エリアに表示されているPDF文書のから［コンテントビュー］をクリックします。
［｛PDF文書名｝（オリジナルビュー）］画面が表示されます。
補足
  • 文書タイムスタンプの印影および署名は表示されません。
  • この操作を有効にする場合は、あらかじめ文書一覧エリアに表示されるように設定しておく必要があります。詳しくは「［文書一覧］に表示する操作」を参照してください。
  • オリジナルビューの印刷はできません。
  • ツールバーで使用される言語は、ブラウザーの言語設定で変更できます。
2.
プレビューを表示する場合は、［プレビューへ切替］をクリックします。
［｛PDF文書名｝（プレビュー制限なし）］画面が表示されます。
補足
ドロワーに「アクセス権に応じてプレビュー画像の保存や印刷を禁止する」が設定されている場合、アクセス権（コンテント取得）がない文書をプレビューすると、［｛PDF文書名｝（プレビュー制限あり）］画面が表示されます。
3.
文書の格納場所を表示する場合は、［格納場所へ移動］をクリックします。
文書一覧エリアに戻ります。

名前を変更する

フォルダーまたは文書の名前を変更できます。
1.
文書一覧エリアに表示されているフォルダーまたは文書のから［名前の変更］をクリックします。
［名前の変更］画面が表示されます。
2.
［名前］を入力して［変更］をクリックします。
フォルダーまたは文書の名前が変更され、［ドキュメント］画面に戻ります。

属性やタグを表示、変更する

フォルダーまたは文書の属性やタグの表示、変更ができます。
表示する
1.
文書一覧エリアに表示されているフォルダーまたは文書のから［属性の表示］をクリックします。
［属性の表示］画面が表示されます。
2.
［属性］または［タグ］タブをクリックします。
設定内容を確認できます。
3.
［閉じる］をクリックします。
［ドキュメント］画面に戻ります。
変更する
1.
文書一覧エリアに表示されているフォルダーまたは文書のから［属性の変更］をクリックします。
［属性の変更］画面が表示されます。
補足
変更する文書やフォルダーを表示、選択し、プロパティエリアのアイコン、またはをクリックしても変更できます。
2.
［属性］または［タグ］タブをクリックします。
3.
必要に応じて、設定内容を変更します。
4.
［変更］をクリックします。
フォルダーまたは文書の属性やタグが変更され、［ドキュメント］画面に戻ります。

状態を変更する

フォルダーまたは文書の状態（［固定］や［編集可能］など）を変更できます。一括でも変更できます。
補足
  • この操作を有効にする場合は、あらかじめ文書一覧エリアに表示されるように設定しておく必要があります。詳しくは「［文書一覧］に表示する操作」を参照してください。
  • 状態定義の設定方法については『管理者ガイド』を参照してください。
1.
文書一覧エリアに表示されているフォルダーまたは文書のから［状態の変更］をクリックします。
［状態の変更］画面が表示されます。
補足
文書一覧エリアのフォルダーまたはファイルを選択し、［状態の変更］をクリックしても、状態を変更できます。
2.
［現在の状態］を確認し、［変更後の状態］を選択してから［変更］をクリックします。
フォルダーまたは文書の状態が変更され、［ドキュメント］画面に戻ります。

アクセス権を表示、変更する

ドロワー、フォルダー、または文書のアクセス権を、表示または変更します。
参照
アクセス権の概要や設定方法については『管理者ガイド』を参照してください。
表示する
1.
文書一覧エリアに表示されているドロワー、フォルダー、または文書のから［アクセス権の表示］をクリックします。
［アクセス権の表示］画面が表示されます。
2.
アクセス権を確認して［閉じる］をクリックします。
［ドキュメント］画面に戻ります。
変更する
1.
文書一覧エリアに表示されているドロワー、フォルダー、または文書のから［アクセス権の変更］をクリックします。
［アクセス権の変更］画面が表示されます。
2.
［親のアクセス権の継承］で、［継承する］または［個別設定］を選択します。
補足
  • ［継承する］を選択すると、移動先のドロワーやフォルダーのアクセス権を継承します。
    ［継承する］に設定している場合、上位にあるキャビネット、ドロワー、フォルダーのアクセス権を変更すると、下位のドロワーやフォルダーのアクセス権が一括で変更できます。
  • ［個別設定］を選択すると、移動先のドロワーやフォルダーのアクセス権を継承せず、移動する前の設定のままになります。
3.
［個別設定］を選択した場合は、各権限について任意にチェックマークを付けます。
補足
  • ［追加］で［アドレス帳から追加］を選択すると、ユーザーまたはグループを追加できます。
  • ［追加］で［［すべての標準ユーザー］を追加］を選択すると、組み込みグループを追加できます。
  • ユーザーまたはグループにチェックマークを付け、［削除］をクリックすると、ユーザーまたはグループを削除できます。
  • ［チェックパターン］で［全てを許可］、［削除以外を許可］、［取得、作成を許可］、［取得を許可］または［全て拒否］を選択すると、任意のユーザーまたはグループの各権限の有無を一括で変更できます。
  • ［追加］、［削除］または［チェックパターンの選択］の操作による変更は、［アクセス権の変更］画面の［変更］をクリックすると実行されます。
4.
［変更］をクリックします。
フォルダーまたは文書のアクセス権が変更され、［ドキュメント］画面に戻ります。

操作履歴を確認する

フォルダーまたは文書の操作履歴を確認します。
1.
文書一覧エリアに表示されているフォルダーまたは文書のから［操作の履歴］をクリックします。
［操作の履歴］画面が表示されます。
2.
［最大取得件数］や［操作日時］などを設定し、［検索］をクリックします。
該当する操作履歴が一覧表示されます。
補足
  • ユーザー名をクリックすると、プロファイルを確認できます。
  • 一覧をCSV形式でダウンロードするときは［CSV出力］をクリックします。［CSV出力］ボタンの表示方法は、「［文書一覧］に表示する操作」を参照してください。
  • ［絞込み条件のリセット］をクリックすると、検索条件がクリアされます。

基本情報を表示する

文書一覧エリアに表示されているキャビネット、ドロワー、フォルダー、または文書の基本情報を確認します。
1.
キャビネット、ドロワー、フォルダー、または文書のから［基本情報の表示］をクリックします。
［基本情報］画面が表示されます。

CSVファイルで保存する

文書一覧エリアに表示されているフォルダーや文書の属性をCSVファイルで保存できます。
補足
この操作を有効にする場合は、あらかじめ文書一覧エリアに表示されるように設定しておく必要があります。詳しくは「［文書一覧］に表示する操作」を参照してください。
1.
属性を確認したい階層を選択し、文書一覧エリアに表示させます。
2.
［CSV出力］をクリックします。
CSVファイルがダウンロードされます。