作業を設定する

ユーザーの権限、各種のレイアウト、および検索条件などについて、作業環境を設定することによって、各業務に最適の環境で作業できます。［作業設定］画面は次の手順で表示します。
1.
ナビゲーションバーの［設定］をクリックし、［作業設定］タブをクリックします。
［作業設定］タブが表示されます。
補足
［ドキュメント］画面に戻るには、ナビケーションバーの［ホーム］をクリックします。
2.
［新規作成］をクリックします。
［作業設定の編集］画面が表示されます。
補足
  • 管理画面のドキュメント設定作成権を持つユーザーのみが、作業設定、共用検索設定と分類ビュー設定を新規作成できます。
  • から［コピーして新規作成］をクリックすると、既存の設定をコピーしてから編集できます。
3.
各種の設定を入力または選択し、［保存］をクリックします。
作業設定が保存され、［作業設定］タブに戻ります。
補足
  • ［キャンセル］をクリックすると、入力および選択した内容が破棄され、［作業設定］タブに戻ります。
  • ユーザーが作成できる作業設定の上限は99件です。
参照
詳しい設定は次を参照してください。

ユーザーの割り当て

作業環境を変更または削除できる権限と、使用のみできる権限を、各ユーザーに割り当てます。
1.
［変更/削除できるユーザー］に表示されているユーザーにチェックマークを付けます。
補足
  • ユーザーを追加するときは［アドレス帳から追加］をクリックします。［アドレス帳］画面で条件を入力し、［検索結果］からユーザーを選択して［追加］をクリックします。
  • ユーザーを削除するときは［削除］をクリックします。
2.
［使用できるユーザー］で、［すべての標準ユーザー］または［特定のユーザー］を選択します。
補足
［特定のユーザー］を選択した場合は、ユーザーを選択します。

レイアウト設定

ナビゲーション、文書一覧、およびプロパティの各エリアについて、表示の配置や大きさの割合を設定します。
1.
［画面レイアウトの選択］で、画面レイアウトを選択します。
2.
必要に応じて、各エリアの幅と高さの割合を入力します。
補足
［パーセント指定］を［ピクセル指定］に切り替えられます。
3.
必要に応じて、［［ナビゲーション］を折りたたんで表示する］、または［［プロパティ］を折りたたんで表示する］にチェックマークを付けます。
4.
この作業設定を使用するすべてのユーザーに同じレイアウト表示を強制する場合は、［ユーザーが変更したレイアウト設定を破棄し、このレイアウト設定で表示する］にチェックマークを付けます。

［ナビゲーション］の設定

ナビゲーションエリアに表示する操作、検索設定、および作業フォルダーを設定します。
［ナビゲーション］の表示項目
1.
ナビゲーションエリアにアイコンとして表示する項目にチェックマークを付けます。
2.
初期状態で表示させたい項目を選択します。
検索設定
1.
ナビゲーションエリアに初期表示する検索設定を［個人用］、［共用（現在の作業設定）］、または［共用（すべて）］から選択し、［追加］をクリックします。
2.
［共用（現在の作業設定）］の検索設定］で、［追加］をクリックします。
［共用検索設定の追加］が表示されます。
3.
［使用できる共用検索設定］または［変更/削除できる共用検索設定］を選択します。
4.
追加する検索設定にチェックマークを付け、［追加］をクリックします。
［追加結果］画面が表示されます。
5.
［閉じる］をクリックします。
補足
から［表示］を選択すると、検索設定の詳細を確認できます。
作業フォルダー
1.
［追加］をクリックします。
［階層の選択］画面が表示されます。
2.
ナビゲーションエリアに初期表示する作業フォルダーの階層を選択し、［選択］をクリックします。
補足
詳細の表示や削除もできます。
3.
必要に応じて、［ [文書一覧]に先頭の作業フォルダーを表示する］にチェックマークを付けます。

［文書一覧］の設定

文書一覧エリアの操作、キャビネット、およびフォルダーなどについて設定します。
［文書一覧］に表示する操作
1.
表示させたい階層操作（フォルダー作成や検索など）が［選択済み］のリストに入るように、任意の操作にチェックマークを付けて［追加］または［除外］をクリックします。
補足
文書一覧エリア上の表示順序を入れ替えたいときは、［選択済み］リストのまたはをクリックします。
2.
表示させたい一括操作（移動や削除など）が［選択済み］のリストに入るように、任意の操作にチェックマークを付けて［追加］または［除外］をクリックします。
3.
表示させたい個別操作（名前や属性の変更など）が［選択済み］のリストに入るように、任意の操作にチェックマークを付けて［追加］または［除外］をクリックします。
4.
表示させたい個別操作アイコン（の右側に配置されます）が［選択済み］のリストに入るように、任意の操作にチェックマークを付けて［追加］または［除外］をクリックします。
キャビネットごとの属性テンプレートの設定
1.
［編集］をクリックします。
［属性テンプレートの設定］画面が表示されます。
2.
キャビネットを選択し、各テンプレートの［表示用］または［変更用］にチェックマークを付けます。
補足
すべてをチェックしたいときは、リストの1行目にある［属性テンプレート］にチェックマークを付けます。
3.
［設定］をクリックします。
キャビネットごとの属性テンプレートが設定され、［作業設定の編集］画面に戻ります。
フォルダーと文書の表示設定
注記
本ページで記載している「キャプチャー」や「ルール」は、旧商品Smart Workstream データエントリーオプションの機能を指しています。文書管理では旧商品を購入いただいていたお客様のみ利用可能な互換機能として提供しています。
1.
フォルダーと文書の表示（表示形式や1ページの表示件数など）を変更する場合は、［編集］をクリックします。
［フォルダーと文書の表示設定］画面が表示されます。
2.
表示形式やソートのルールなどを選択し、［設定］をクリックします。
作成または変更の内容が設定され、［作業設定の編集］画面に戻ります。
補足
  • 個人設定のために［作業設定］画面から本画面を表示した場合は、［設定］が［保存］と表示されます。
  • ［初期設定に戻す］をクリックすると、初期値に戻ります。
  • 主要な基本属性を追加する場合は、名前から属性を選択し、［追加］をクリックします。

［プロパティ］の設定

1.
［［プロパティ］でできる操作］で［属性の表示］、［属性の変更］、［アクセス権の表示］、［アクセス権の変更］、［状態の変更］、［コンテントビュー］、または［属性・コンテント表示］を選択します。
補足
選択できる操作はユーザー権限により異なります。

作業設定を変更する

補足
設定を変更できるのは、作業設定の作成時に［変更/削除できるユーザー］に追加されているユーザーのみです。
1.
［作業設定］ページのから［編集］を選択します。
［作業設定の編集］画面が表示されます。
2.
「作業を設定する」の手順を参考にして変更します。

作業設定を削除する

補足
設定を削除できるのは、作業設定の作成時に［変更/削除できるユーザー］に追加されているユーザーのみです。
1.
［使用できる作業設定］を［変更/削除できる作業設定］に切り替えます。
2.
削除したい作業設定にチェックマークを付け、［削除］をクリックします。
メッセージ画面が表示されます。
補足
  • ［作業設定］ページのから［削除］を選択しても削除できます。
  • ［標準］という名前の作業設定は削除できません。編集のみ可能です。
3.
［OK］をクリックします。