文書格納先定義を設定する

情報の収集対象として利用するドロワーを定義します。これらへのアクセス権についても定義します。アクセス権は読み取り権限と書き込み権限を分けて定義します。権限を与えたユーザーは削除できます。これらの設定は、［文書格納先定義の編集］画面で行います。［文書格納先定義の編集］画面は、次の手順で表示します。
1.
業務定義の構造エディター画面で、［文書格納先定義］をクリックします。

アクセス権について

読み取り権限および書き込み権限は、ドロワーに設定されている案件単位のフォルダーに対し、案件のプロパティに設定されているユーザー情報を利用して権限を付与します。文書管理コンポーネントには複数の権限があり、読み取り権限と書き込み権限は、これらの権限のそれぞれに対して付与します。ただし、付与の対象となる文書管理コンポーネントの権限は、読み取り権限と書き込み権限で異なります。次に読み取り権限と書き込み権限が付与する、文書管理コンポーネントの権限を示します。
○：権限がある
－：権限がない
文書管理コンポーネントの権限 読み取り権限 書き込み権限
プレビュー画像の保存や印刷を禁止しない場合＊1 プレビュー画像の保存や印刷を禁止する場合＊2
属性取得権 〇 〇 〇
コンテント取得権 〇 - 〇
子要素作成権 － － 〇
子要素削除権 － － 〇
属性更新権 － － 〇
ロック更新権 － － 〇
改訂権 － － 〇
コンテント更新権 － － 〇
訂削除権 － － 〇
状態更新権 － － 〇
削除権 － － 〇
操作ログ取得権 ○ 〇 〇
印刷権 ○ - 〇
プレビュー権 ○ ○ -
＊1：［プレビュー画像の保存や印刷を禁止する］にチェックマークを付けていない場合です。
＊2：［プレビュー画像の保存や印刷を禁止する］にチェックマークを付けている場合です。
補足
［プレビュー画像の保存や印刷を禁止する］は、［ドロワー情報］画面または［文書格納先定義の編集］画面で設定します。
参照

利用するドロワーの設定と削除

ドロワーを設定する
1.
［ドロワー選択］をクリックします。
［ドロワー/キャビネット選択］画面が表示されます。
2.
キャビネット名のをクリックして、表示されるドロワーのリストから利用するドロワーを選択して、［選択］をクリックします。
［キャビネット名/ドロワー名］に、選択したドロワー名が表示されます。
補足
  • 他の業務で使用しているドロワーは、利用できません。
  • 最大10ドロワーまで設定できます。1ドロワーにつき、案件を1万件まで登録できます。最大まで設定した場合、10万件まで登録できます。
  • 選択したドロワーは、リストの最後に追加されます。
  • 設定したドロワーは、［プロセス］の監視の対象になります。［ドキュメント］画面から該当のドロワー内にある文書を操作した場合、自動的に対応する案件に反映します。
3.
文書を新規に登録するドロワーを選択します。
補足
  • ［新規登録先］には、案件に初めて文書を登録するときに格納するドロワーを指定します。
  • 文書を登録している案件は、［新規登録先］を変更しても案件と文書の格納先の関係は変わりません。該当する案件に新しい文書を登録した場合、先に登録済みの文書と同じドロワーの該当するフォルダーに格納されます。
ドロワーを削除する
補足
  • 文書の新規登録先に設定しているドロワーを削除した場合、新規登録先のドロワーが選択されていない状態になります。必ず新規登録先を設定してください。
  • 削除したドロワーは、プロセスの監視の対象ではなくなります。［ドキュメント］画面から該当のドロワーにある文書を操作しても、案件に反映されなくなります。
  • 削除したドロワーに案件と関連づけられた文書が格納されている場合、案件と文書の格納先との関係は維持されます。該当する案件に文書を登録した場合、削除したドロワーの該当するフォルダーに文書が格納されます。
1.
削除するドロワーにチェックマークを付け、［削除］をクリックします。
補足
削除するドロワーは複数選択できます。
［削除の確認］画面が表示されます。
2.
［OK］をクリックします。
選択したドロワーが削除されます。

読み取り権限を与えるユーザーの設定と削除

案件フォルダーに読み取り権限を与えるユーザーを設定します。設定したユーザーは削除できます。
ユーザーを設定する
1.
［アクセス権］タブをクリックします。
2.
［案件フォルダーにアクセス権を設定する］または［ステップグループの証跡フォルダーにアクセス権を設定する］にチェックマークを付けます。
3.
［読み取り権限を与えるユーザー］の［プロパティ選択］をクリックします。
［プロパティの選択］画面が表示されます。
4.
プロパティを選択して、［選択］をクリックします。
選択したプロパティが［読み取り権限を与えるユーザー］のリストに追加されます。
補足
プロパティは複数選択できます。
ユーザーを削除する
1.
削除するユーザーまたはグループにチェックマークを付け、［削除］をクリックします。
［削除の確認］画面が表示されます。
補足
削除するユーザーまたはグループは、複数選択できます。
2.
［OK］をクリックします。
選択したユーザーまたはグループが削除されます。

書き込み権限を与えるユーザーの設定と削除

案件フォルダーまたは［ステップグループの証跡フォルダーにアクセス権を設定する］に書き込み権限を与えるユーザーを設定します。設定したユーザーは削除できます。
ユーザーを設定する
1.
［書き込み権限を与えるユーザー］の［プロパティ選択］をクリックします。
［プロパティの選択］画面が表示されます。
2.
プロパティを選択して、［選択］をクリックします。
選択したプロパティが［書き込み権限を与えるユーザー］のリストに追加されます。
補足
プロパティは複数選択できます。
ユーザーを削除する
1.
削除するユーザーまたはグループにチェックマークを付け、［削除］をクリックします。
［削除の確認］画面が表示されます。
補足
削除するユーザーまたはグループは、複数選択できます。
2.
［OK］をクリックします。
選択したユーザーまたはグループが削除されます。