การเปิดและการแก้ไขข้อมูลเดิม
คุณสามารถเริ่มการทำงานโปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกับ ข้อมูลเดิม จาก Desk เพื่อเปิดข้อมูลเดิมและทำการแก้ไขได้ การแก้ไขข้อมูลเดิมจะไม่ส่งผลกระทบกับเอกสาร DocuWorks และข้อมูลเดิมที่แนบอยู่กับเอกสารแต่อย่างใด โดยจะสร้างเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่พร้อมกับมีข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขแนบอยู่แทน
หัวข้อนี้จะอธิบายสิ่งต่อไปนี้:
เกี่ยวกับการแก้ไขข้อมูลเดิม
คุณสามารถแก้ไขข้อมูลเดิมและสร้างเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่ที่มีข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขแนบอยู่ได้
คุณสามารถแก้ไขข้อมูลเดิมหลายชุดในเวลาเดียวกันได้
คุณสามารถแก้ไขข้อมูลเดิมหลายชุดในเวลาเดียวกันได้
การดำเนินการกับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่ มีดังต่อไปนี้:
- คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการสร้างหน้าเอกสาร DocuWorks ตามข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขหรือไม่
- คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการวาง ข้อมูลกำกับ ที่มีอยู่ในเอกสาร DocuWorks เดิมลงในเอกสารใหม่ด้วยหรือไม่
- คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการนำคุณสมบัติที่กำหนดให้กับเอกสาร DocuWorks เดิม (ในแท็บ [สรุป] และแท็บ [กำหนดเอง] ของกล่องโต้ตอบ [คุณสมบัติของเอกสาร]) ไปใช้กับเอกสารใหม่หรือไม่
- คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการเพิ่มเอกสารใหม่เข้าที่ตำแหน่งสุดท้ายของแฟ้ม เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลเดิมที่แนบอยู่กับเอกสารที่บันทึกอยู่ในแฟ้มหรือไม่
- ข้อมูลเดิมจะแนบเข้ากับเอกสารใหม่ และบันทึกลงในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสาร DocuWorks เดิม
การเปิดและการแก้ไขข้อมูลเดิม
ขั้นตอน
1.
เลือกเอกสาร DocuWorks จากนั้นเลือก [เปิดข้อมูลเดิม] จากเมนู [เอกสาร]
หรือใน มุมมองรูปขนาดย่อ ให้คลิกสองครั้งที่ไอคอนข้อมูลเดิม
หรือใน มุมมองรูปขนาดย่อ ให้คลิกสองครั้งที่ไอคอนข้อมูลเดิม

ถ้าเอกสารนั้นมีข้อมูลเดิมแนบอยู่เพียงชุดเดียว โปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกับข้อมูลเดิมนั้นจะเริ่มทำงานขึ้นโดยอัตโนมัติ และข้อมูลเดิมจะแสดงขึ้น
ถ้าเอกสารนั้นมีข้อมูลเดิมแนบอยู่หลายชุด กล่องโต้ตอบ [จัดการข้อมูลเดิม] จะปรากฏขึ้น
สำหรับแฟ้ม ชื่อของเอกสารที่บันทึกอยู่ในแฟ้ม จะแสดงขึ้นในกล่องโต้ตอบ [จัดการข้อมูลเดิม] ด้วย
ถ้าเอกสารนั้นมีข้อมูลเดิมแนบอยู่หลายชุด กล่องโต้ตอบ [จัดการข้อมูลเดิม] จะปรากฏขึ้น
สำหรับแฟ้ม ชื่อของเอกสารที่บันทึกอยู่ในแฟ้ม จะแสดงขึ้นในกล่องโต้ตอบ [จัดการข้อมูลเดิม] ด้วย
2.
เลือกไฟล์ข้อมูลเดิมจากรายการ จากนั้นเลือก [เปิด] จากเมนู [แฟ้ม] ถ้าคุณมีไฟล์ข้อมูลเดิมหลายไฟล์ คุณสามารถเปิดไฟล์ได้ครั้งละไฟล์เท่านั้น
โปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกันจะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ และข้อมูลเดิมจะแสดงขึ้น
ถ้าไม่มีโปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกับข้อมูลเดิมติดตั้งอยู่ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น
ถ้าไม่มีโปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกับข้อมูลเดิมติดตั้งอยู่ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น
3.
แก้ไขข้อมูลเดิมโดยใช้โปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกัน
4.
บันทึกการเปลี่ยนแปลงและออกจากโปรแกรมประยุกต์
ข้อความยืนยันจะปรากฏเพื่อสอบถามว่าคุณต้องการสร้างหน้าเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่ตามข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขหรือไม่
5.
ระบุว่าคุณต้องการสร้างหน้าเอกสารหรือไม่ จากนั้นคลิก [ใช่]
ถ้าคุณเลือกให้สร้างหน้าเอกสาร เอกสาร DocuWorks ชุดใหม่จะถูกสร้างขึ้นจากข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขพร้อมกับมีข้อมูลเดิมนั้นแนบอยู่ จากนั้นจะบันทึกลงในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสาร DocuWorks เดิม
ถ้าคุณเลือกที่จะไม่สร้างหน้าเอกสาร เอกสารที่ไม่มีหน้า จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับมีข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขแนบอยู่ จากนั้นจะบันทึกลงในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสาร DocuWorks เดิม
ชื่อของเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่จะเป็นชื่อเดียวกับชื่อไฟล์ของข้อมูลเดิม
ถ้าคุณเลือกที่จะไม่สร้างหน้าเอกสาร เอกสารที่ไม่มีหน้า จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับมีข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขแนบอยู่ จากนั้นจะบันทึกลงในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสาร DocuWorks เดิม
ชื่อของเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่จะเป็นชื่อเดียวกับชื่อไฟล์ของข้อมูลเดิม
บันทึ
- เมื่อข้อมูลเดิมประกอบด้วยหน้าที่เกี่ยวข้องกัน ถ้าคุณเลือก [รับช่วงข้อมูลกำกับ] ในข้อความการยืนยันที่แสดงไว้เมื่อคุณปิดโปรแกรมประยุกต์ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลกำกับที่ถูกวางไว้ในเอกสาร DocuWorks เดิมจะถูกคัดลอกไปยังเอกสารใหม่ อย่างไรก็ตาม จะมีข้อจำกัดดังต่อไปนี้:
- ข้อมูลกำกับทั้งหมดที่วางอยู่ในเอกสาร DocuWorks เดิมจะวางอยู่ในตำแหน่งเดิมในเอกสารใหม่ ซึ่งหมายความว่า จะไม่พิจารณาเนื้อหาของเอกสารชุดใหม่ สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาก็คือ ข้อมูลกำกับอาจไม่ได้วางอยู่ที่ตำแหน่งที่ถูกต้องในเอกสารชุดใหม่ ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับวิธีการแก้ไขเอกสารเดิมนั้น
- ถ้าเอกสารใหม่มีจำนวนหน้าน้อยกว่าเอกสารเดิม ข้อมูลกำกับที่วางอยู่ในหน้าที่เกินของเอกสารเดิมจะวางอยู่ในหน้าสุดท้ายของเอกสารใหม่
- ถ้าคุณเลือก [รับช่วงคุณลักษณะเอกสาร DocuWorks] ในข้อความยืนยัน คุณสมบัติของเอกสาร (เนื้อหาในแท็บ [ทั่วไป] และแท็บ [กำหนดเอง] ของ กล่องโต้ตอบ [คุณสมบัติของเอกสาร]) ของเอกสาร DocuWorks เดิมจะถูกนำไปใช้ในเอกสารใหม่ด้วย
- ถ้าคุณเปิดและแก้ไขข้อมูลเดิมที่แนบอยู่กับเอกสารที่บันทึกอยู่ในแฟ้ม กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณออกจากโปรแกรมประยุกต์ที่สอดคล้องกัน การเลือก [เพิ่มเอกสารลงในแฟ้ม] จะเป็นการเพิ่มเอกสาร DocuWorks ชุดใหม่ที่สร้างจากข้อมูลเดิมที่ได้รับการแก้ไขเข้าที่ตำแหน่งสุดท้ายของแฟ้ม และถ้ายกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์เดียวกับแฟ้ม เดิม
ถ้ากล่องโต้ตอบ [จัดการข้อมูลเดิม] เปิดอยู่ เอกสารใหม่จะเพิ่มเข้าในแฟ้ม เมื่อคุณปิดกล่องโต้ตอบ