運用上の注意事項

DocuWorks トレイを運用する上での、注意事項を説明します。

複合機と連携する場合の注意事項

「複合機との連携をオフにしました」が含まれるエラーメッセージが表示された場合は、複合機との連携が停止しています。エラーの原因を解決したあとに、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックしてください。
DocuWorks トレイの起動中に、DocuWorksのユーザフォルダを、ユーザー個別設定で変更した場合、複合機との連携が正常に動作しません。
DocuWorks トレイの起動中は、DocuWorksのユーザー個別設定でユーザフォルダの変更をしないでください。
親展ボックスビューワー3は、DocuWorks トレイとは別に起動する必要があります。PCをログオフしたり再起動したりしたあとは、親展ボックスビューワー3が停止しているために複合機との連携も停止しています。ログオンしてから親展ボックスビューワー3を起動してください。
親展ボックスビューワー3のショートカットをスタートアップフォルダーにコピーすると、ログオンしたときに親展ボックスビューワー3が自動的に起動します。詳しくは「よくある質問」の「PCにログオンするだけで複合機との連携が実行されるようにしたい」を参照してください。
親展ボックスビューワー3のエラーで、親展ボックスへの問い合わせが止まってしまうことがあります。その場合は親展ボックスビューワー3のヘルプを参照して対処してください。
親展ボックスビューワー3の起動中は、Deskの［ファイル］メニューから［スキャナの選択］を選択して、スキャンデータからDocuWorks文書を作成できません。
この方法でスキャンデータからDocuWorks文書を作成するには、次のようにしてください。

手順

1.

親展ボックスビューワー3を終了します。

2.

Deskの［ファイル］メニューから［スキャナの選択］を選択して、スキャンデータからDocuWorks文書を作成します。

3.

親展ボックスビューワー3を起動します。
DocuWorks トレイで複合機の親展ボックスとの連携をしている場合、親展ボックスの設定で［文書取り出し後の削除］を［削除しない］にしていても、取得した文書は親展ボックスから削除されます。

パフォーマンス、負荷、連続稼動などについて

DocuWorks トレイはクライアントソフトウェアです。サーバーソフトウェアのような、連続稼動した場合の動作は保証していません。
トレイが自動更新する設定の場合、多数のユーザーで同じトレイを使用すると、ファイルサーバー側に負荷がかかります。負荷が大きい場合は、次のように対処してください。
- ユーザー数に応じたファイルサーバーやNASを用意する
- 各トレイで適切な更新間隔を指定する
- 文書を送るだけのユーザーは、トレイを自動更新しない設定にして利用する
トレイガジェットは10個まで表示できますが、自動更新するトレイを10個、ガジェットとして表示すると、クライアントPCや保存先ファイルサーバーの性能、ネットワーク状況によってパフォーマンスに影響があります。パフォーマンスに影響がある場合は、［トレイの表示設定］ダイアログボックスで不要なトレイを非表示にするか、トレイを自動更新しない設定にしてください。
トレイ管理アイコンの［トレイを一時的に隠す］では自動更新が継続するので、［トレイの表示設定］ダイアログボックスで非表示にしてください。
トレイに大量のファイルを格納し続けないでください。トレイに大量のファイルがあると、自動更新やトレイウィンドウの表示パフォーマンスに影響します。トレイは文書の受け渡しに特化しています。ファイルの保管場所には適していません。
所在情報を記録する設定をしているトレイに、大量に文書を入れたり取り出したりすると、所在情報の通知に時間がかかります。
所在情報を記録する設定をしているトレイに、大量にアノテーションを貼った文書を入れたり取り出したりすると、文書の移動が完了するまでに時間がかかります。

文書の保存場所にするフォルダーについて

文書の保存場所にするフォルダーは、トレイファイルを配布する相手からも参照できるパスにしてください。異なるサブネットからトレイを使用する場合は、ファイルサーバーやNASなどを固定IPアドレスやFQDNで指定してください。
クライアントPCの共有フォルダーを文書の保存先にする場合、アクセス権を与えるユーザーやアクセス権の内容を適切に設定してください。
トレイを利用できる人数は、文書の保存先として使用するOSやNASの、最大同時接続数やライセンスによって制限されます。
トレイの保存場所にするフォルダーには、トレイのユーザーにとって適切なアクセス権を設定してください。たとえば、共有フォルダーへのアクセス権に「フルコントロール」ではなく「読み取り」、「書き込み」、および「変更」の権利を与えるのが適切な場合があります。

ログについて

トレイへの文書の保存、トレイからの文書の取り出し、および複合機との連携でのイメージファイルの変換のときに、ログが記録されます。保存または取り出した文書の名前などを確認したい場合は、ログを参照してください。
ログファイルは自動で削除されないので、不要になったら手動で削除してください。

複合機との連携が停止される場合のエラーメッセージ

複合機とDocuWorks トレイの連携中にエラーが発生すると、エラーメッセージが表示されて連携が停止する場合があります。
連携を再開するには、エラーを解決したあとに［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックする必要があります。
複合機との連携が停止される場合のエラーメッセージ、および原因と対処については次の表を参照してください。

エラーメッセージ	原因と対処
文書の移動に失敗しました。以下のフォルダのアクセス許可を確認してください。フォルダ：（フォルダーのパス）複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	移動先のフォルダーにファイルを書き込めないために、ファイルを移動できませんでした。メッセージに表示されたフォルダーのアクセス権を確認します。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
ドライブローカルディスク(ドライブ名)の空き容量が不足しています。空き容量を増やしてください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	メッセージに表示されたドライブの空き容量を増やします。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
(UNC表記のパス)の空き容量が不足しています。空き容量を増やしてください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	リモートのフォルダーをDocuWorksのDeskフォルダにしている場合に、リモートドライブの空き容量が不足しています。メッセージに表示されたフォルダーが存在するドライブの、空き容量を増やします。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
メモリ不足のためDocuWorks文書に変換できません。いくつかのアプリケーションを終了してください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	他のアプリケーションを終了したり、アプリケーションの常駐を解除したりして、空きメモリーを増やします。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
DocuWorks文書に変換できませんでした。 (エラーコード:) 以下の原因が考えられます。・文書が壊れています。・対応していない形式です。・文書の容量が大きすぎます。・文書の用紙サイズまたは解像度が大きすぎます。・文書名に取り扱えない文字が含まれています。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。変換前のファイルは以下のエラーフォルダに格納しました。フォルダ：(フォルダーのパス) エラーフォルダを開きますか？	メッセージの［はい］をクリックします。エラーフォルダーが開き、その中に変換前のイメージファイルが入っています。イメージファイルの内容、形式、サイズなどを確認してください。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
DocuWorks文書に変換できませんでした。 DocuWorks文書に変換するためのモジュールが壊れています。DocuWorks トレイの修復インストール、または再インストールをしてください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。変換前のファイルは以下のエラーフォルダに格納しました。フォルダ:(フォルダーのパス) エラーフォルダを開きますか？	「DocuWorks トレイのインストール」を参照して、DocuWorks トレイを修復インストールまたは再インストールします。そのあと、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
DocuWorks文書に変換するためのモジュールが見つかりません。 DocuWorks トレイの修復インストール、または再インストールをしてください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	「DocuWorks トレイのインストール」を参照して、DocuWorks トレイを修復インストールまたは再インストールします。そのあと、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。

イメージから変換したDocuWorks文書をトレイに移動するときのエラーメッセージ

次のエラーメッセージは、［文書の移動エラー］メッセージボックスに表示されます。

エラーメッセージ	原因と対処
以下の保存場所が存在しません。保存場所を確認してください。 (フルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	トレイの保存先フォルダーが削除されたり、名前が変更されたりしていないか確認します。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
以下の文書は現在他のユーザーによって操作されています。 (フルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	イメージから変換したDocuWorks文書を、ほかのユーザーが開いていないかを確認します。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
以下の文書はすでに移動、または削除された可能性があります。 (フルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	イメージから変換したDocuWorks文書を、ほかのユーザーが移動したか、削除した可能性があります。［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
以下の文書を移動するためのアクセス許可がありません。文書または保存場所のアクセス許可を確認してください。 (文書のフルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	イメージから変換したDocuWorks文書、またはトレイの保存先フォルダーにアクセス権がありません。文書またはトレイの保存先フォルダーのアクセス権を確認します。エラーを解決したら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
以下の保存場所の空き容量が不足しています。容量を増やしてください。 (フルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	トレイの保存先フォルダーがあるディスクの、空き容量を増やします。そのあと、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
ネットワークに接続できません。ネットワークを確認してください。複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	PCからネットワークに接続できるかを確認します。ネットワークに接続できるようになったら、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
以下の文書の名前が長すぎます。文書の名前を変更してから、入れ直してください。 (フルパス) 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	イメージから変換したDocuWorks文書をトレイの保存先フォルダーに移動しようとしましたが、ファイルのフルパスの長さが許容範囲を超えました。トレイの保存先フォルダーの階層が深すぎないか確認します。そのあと、［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。
トレイの保存場所の設定を確認してください。 (保存場所のフルパス) エラーコード: 複合機との連携をオフにしました。エラーを解決したあとに、複合機との連携設定画面を開いて、連携をオンにしてください。	上記以外の判定不能なエラーのために、DocuWorks文書をトレイに移動できませんでした。［トレイのプロパティ］ダイアログボックスを表示して、［保存場所］の設定を確認します。文書の保存先フォルダーが、ファイルを保存できる状態かどうかを確認します。［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示して、［複合機の文書をトレイに自動で移動する］にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。引き続き同じエラーが発生するかどうかを確認します。

* ［複合機との連携設定］ダイアログボックスを表示するには、トレイ管理アイコンを右クリックし、ポップアップメニューの［オプション］から［複合機との連携設定］を選択します。

トレイ内の文書を直接開くときの注意事項

保存場所を共有フォルダーに設定したトレイから文書を開く場合、お使いのPCの設定で拡張子に関連付けられたアプリケーションで文書が開きます。メモ帳など、文書を開くアプリケーションによっては、文書がロックされないことがあります。この場合、他のユーザーが同じ文書を開いて編集したり、移動で取り出すことができてしまうため、意図せず文書を上書きしてしまったり、ファイルの複製ができてしまったりすることがあります。
誤操作を防ぐため、お使いのアプリケーションが文書を開くときにロックをするかどうかを、事前に検証することをお勧めいたします。

文書名について

トレイに文書を入れるときに同名の文書がすでに存在していると、ファイル名に枝番を付けて保存されます。

表示可能な文字について

アプリケーション内に表示される文字は、OSが持つフォント情報に準じます。OSがフォント情報を持たない文字を表示する場合、正しく表示されないことがあります。

所在情報の記録先テナントが異なるトレイ間で文書を移動するときの注意事項

所在情報の記録先テナントをまたがって文書の受け渡しを行った場合、受け渡し前のトレイで［このトレイを通過した文書］を表示すると、受け渡し前までの状態で所在情報が更新されなくなります。ただし、受け渡し後のトレイでは、受け渡し後の文書の所在情報の確認はできます。
所在情報の記録先テナントが異なるトレイを使って文書の受け渡しを行う場合は、ご注意ください。

所在情報を確認するときの注意事項

何らかの原因で、所在情報を記録する設定をしているトレイに文書を入れることに失敗した場合にも、［この文書の受け渡し履歴］ウィンドウに［投入］と表示されることがあります。

DocuWorksファイルへの所在情報の付与に失敗した場合の注意事項

DocuWorks トレイ文書追跡サービスを利用しているとき、所在情報がDocuWorks トレイ文書追跡サービスに記録されていても、DocuWorksファイルには所在情報を付与できないことがあります。所在情報を付与できなかったDocuWorksファイルを、所在情報を記録する設定にしているトレイで出し入れした場合に、［この文書の受け渡し履歴］ウィンドウを表示したときにトレイ名がインデントされないことがあります。