文書情報エントリーを使用する場合の注意事項
文書属性プラグイン for DocuWorksからの移行について
文書属性プラグイン for DocuWorksからDocuWorks 文書情報エントリー に移行した場合は、次のとおりに設定し運用してください。
属性の編集/付与
DocuWorks 文書情報エントリーでは、文書種類と属性を定義します。
文書属性プラグイン for DocuWorksの「属性一括登録用CSVファイル」や「プラグイン設定ファイル」を参照し、「文書種類」と「属性」を定義してください。
DocuWorks 文書情報エントリーの属性の検索は、文書種類を指定し、その文書種類に紐付いた属性だけが検索対象になります。
文書属性プラグイン for DocuWorksで付与した属性とDocuWorks 文書情報エントリーで付与した属性を同時に検索する場合は、文書種類の設定で検索対象とする属性を定義してください。
属性の検索
DocuWorks 文書情報エントリー では、文書種類を指定して検索できます。
文書属性プラグイン for DocuWorksで属性を付与した文書には、文書種類に関する情報がないため、検索の対象にするには、［条件に文書種類を含めない］にチェックを入れます。
例として、DocuWorks 文書情報エントリー で属性を付与した文書と文書属性プラグイン for DocuWorksで属性を付与した文書を同時に検索する場合の手順を次に示します。
手順
1.
［文書種類］を選択し、［属性］を設定します。
選択した文書種類に紐付いた［属性名］だけが検索対象として選択できます。
検索したい属性が含まれていない場合は、文書種類のプロパティを編集して追加してください。
2.
［条件に文書種類を含めない］にチェックマークを付けて、［検索］をクリックします。
設定のインポートに関する注意
DocuWorks 文書情報エントリーでできるインポート・エクスポートには、次の2種類があります。
文書種類のインポート・エクスポート
DocuWorks 文書情報エントリーで定義している文書種類の設定だけをインポート/エクスポートします。
別の文書種類をインポートすると、文書種類は追加されるため、元の文書種類が消去されることはありません。
設定のインポート・エクスポート
プラグインアイコンが配置されているツールバー、またはお仕事バーの設定ごとインポート/エクスポートします。
設定をインポートすると元の設定は消去され、インポートされた設定に置き換わります。
意図せず元の設定が消去されるのを防ぐために、［文書情報エントリー（属性の編集）］と［文書情報エントリー（属性の検索）］プラグインアイコンを削除してから、設定をインポートしてください。
補足
プラグインアイコンの追加/削除の順序によっては、設定のインポート/エクスポートをしたときに、DocuWorks 文書情報エントリーの［環境設定］の［文書種類の初期値］と［登録先の設定］が初期化される場合があります。
設定をインポートしたあとは、設定が初期化されていないかどうか確認してください。初期化された場合は、再度設定してください。
インポートの操作例を次に示します。
- 管理者が複数のユーザーに同じ設定を配布する場合
設定のエクスポート・インポートで、管理者の設定をエクスポートします。
設定をインポートするユーザーのDocuWorks Deskから、［文書情報エントリー（属性の編集）］と［文書情報エントリー（属性の検索）］プラグインアイコンを削除します。
その後、管理者がエクスポートした設定を、ユーザーの環境にインポートします。
- ユーザーAの環境に、ユーザーBの文書種類の設定を追加する場合
ユーザーBの 文書種類をエクスポートします。
ユーザーBがエクスポートした設定を、ユーザーAにインポートします。
誤って設定のインポートをした場合の復旧方法
手順
1.
DocuWorks 文書情報エントリーを終了します。
2.
次のファイルを削除します。
ファイル名：dwdiini.xml
保存場所：C:¥Users¥{ユーザー名}¥AppData¥Roaming¥FUJIFILM¥DocuWorks Document Information Entry
3.
ファイル名を確認して、復旧するファイルを選択します。
設定ファイルをインポートすると、元の設定の情報は、XML形式のファイルで保存されます。
保存されるファイルの名前と保存場所は、次のとおりです。
ファイル名：dwdiini-yyyyMMddHHmmssfff.xml（yyyyMMddHHmmssfffは、年月日時分秒です）
保存場所：C:¥Users¥{ユーザー名}¥AppData¥Roaming¥FUJIFILM¥DocuWorks Document Information Entry
4.
復旧するファイルの名前を「dwdiini.xml」に変更します。
5.
DocuWorks 文書情報エントリーを起動します。
6.
必要に応じて、DocuWorks 文書情報エントリーの［プロパティ（環境設定）］で、文書種類や振り分け先を再設定します。
DocuWorks トレイとの連携について
DocuWorks 文書情報エントリーは、DocuWorks トレイと連携してファイルの登録先にトレイを選択できます。
DocuWorks トレイと連携して使用する場合、ファイルを登録すると、トレイは次のとおり動作します。
- 自分のPCで表示しているトレイには、新着マークが表示されず、文書数はリアルタイムでカウントアップされます。
ただし、トレイが非表示のときに文書を登録した場合は、新着マークは表示されませんが新着扱いになり、トレイを非表示から表示に切り替えると、新着マークが表示されます。
- 他のユーザーのPCで表示しているトレイには、新着マークが表示され、文書数は、DocuWorks トレイの［自動更新］の［更新間隔］の設定に従ってカウントアップされます。
- ファイルの登録先でフォルダーを選択し、そのフォルダーがDocuWorks トレイの格納先と同一の場合は、新着マークが表示され、文書数は、DocuWorks トレイの［自動更新］の［更新間隔］の設定に従ってカウントアップされます。
- 文書追跡サービスを設定したトレイに登録した場合は、文書追跡サービスにログが残ります。