属性を付与してファイルを振り分ける
ファイルに属性を付与して、文書種類に関連付けられているフォルダに振り分けて登録します。
属性を定義する方法については、
「文書種類の設定」を参照してください。
手順
1.
Deskで属性を付与するファイルを選択し、のツールバーの［文書情報エントリー（属性の編集）］クリックます。
複数のファイルを選択すると、1ファイルずつ順番に属性を付与し、振り分け登録できます。
2.
操作画面でのプルダウンメニューで、［文書種類］を選択します。
選択した文書種類に定義されている属性が表示されます。
ファイルに元から属性が付与されていて、その属性が選択した文書種類に定義されている場合、元から付与されている属性の値が［入力欄］に表示されます。
3.
属性の値を編集する場合は、手順4に進みます。
編集しない場合は、手順5に進みます。
4.
［入力欄］の値を必要に応じて編集します。
次の方法で、値を入力できます。
- OCR処理したテキストを入力する
部分イメージコピーを選択し、OCR処理する部分をドラッグ&ドロップします。
ドラッグ&ドロップで選択した範囲で、OCR処理が行われ、クリップボードにコピーされまるので、入力欄に貼り付けをクリックするか、入力欄で右クリックして［貼り付け］を選択します。
- テキストを選択して値を入力する
テキスト選択モードに切り替えて、テキストをドラッグ&ドロップしてテキストをコピーします。
入力欄に貼り付けをクリックするか、入力欄で右クリックして［貼り付け］を選択します。
5.
［登録］をクリックします。
設定した属性がファイルに付与され、［登録先情報］に設定されているフォルダ階層/フォルダ名で、ファイルが振り分けられて登録されます。
補足
- PDFファイルに属性を付与すると、［Web表示用に最適化］属性は［いいえ］になります。
- 文書に付与されている文書種類が、［環境設定］ダイアログボックスの文書種類に設定されていない場合、ファイル名は変更されません。また、フォルダに振り分けもされません。
- 文書種類のプロパティ画面の［登録先設定］タブにある、［登録時にCSVを出力する］にチェックマークを入れている場合、ファイルに付与されている属性の情報を同じフォルダのCSVファイル
に出力します。
- 付与した属性は、次の操作で確認できます。
DocuWorksファイルの場合：Deskのファイルメニューの［表示］＞［インフォビュー］＞［プロパティ］
PDFファイルの場合：PDFファイルを開いて、［ファイル］＞［プロパティ］＞［カスタム］タブを選択